En gång om året skiner Smögen lite extra. Under två dagar omvandlas Havsvallens fotbollsplan – mitt emellan idylliska klippor, sjöbodar och fiskekrogar – till ett område för musik, fest och gemenskap. Här samlas besökare från framför allt Sverige och Norge, men även gäster från exempelvis USA, England och Schweiz. Vad som lockar publiken till Smögen? Jo, det är världskända DJ:s, det är svenska live-artister och det är sprudlande festivalkänslor. Det är Amaze Festival och det är högsommar på ön.

Amaze Festival på Smögen. Foto: Fabian Engström.

Från en till två dagar, och 5000 till 8000 dagliga besökare

Christian Öster, Olof Isacson och Philip Johansson. Så heter de tre grundarna bakom Amaze Festival. Med en stark anknytning till Smögen och en idé om att blanda intim dagsfest, exotisk utomhusnattklubb och storslagen festival, kunde Amaze Festival bli till verklighet år 2018. Festivalen var då endast en dag lång och publiken kom för att lyssna till EDM-artister som Steve Angello, Otto Knows och Molly Sandén. Sedan dess har antalet dagar fördubblats och publiksiffran likaså – från en till två dagar och 5000 till 8000 dagliga besökare. Sedan december 2022 är All Things Live dessutom delägare.

I skrivande stund har 2023 års upplaga av Amaze Festival nyligen ägt rum. På scenen stod totalt 14 artister och band, där exempelvis Victor Leksell, Dada Life och Daniela Rathana fick publiken att gunga ena dagen, och där Will Sparks, Steve Angello och Bolaget stod för showen dag två. Sammanlagt besöktes festivalen av 8000 gäster per dag.

– Vi sålde slut. Redan innan festivalen hade dragit igång, kunde vi konstatera att alla VIP-biljetter och 2-dagarsbiljetter var slut, säger Åsa Johansson, Event & Social Media Manager på Amaze Festival.

Bolaget på Amaze Festival. Foto: Albin Hag.

Event & Social Media Management – en viktig del i planeringen av Amaze Festival

Som Event & Social Media Manager har Åsa ansvar för två huvudsakliga delar: eventhantering och sociala medier. Vad gäller eventdelen i rollen, tar hon bland annat hand om allt som har med artisterna att göra från det att de har signerats: pressbilder, transporter, hotell, backstage, riders, artistloger och kommunikation med managers. I eventdelen ingår också visst personalansvar, kontakt med sponsorer, fotografer och samarbetspartners, samt tid för att svara på mejl. Det är många logistiska utmaningar som ska lösas.

– Jag är spindeln i nätet. Om jag inte är i samtal med någon artist-manager, mejlar jag med hotellen, handlar det som ska finnas i green room eller synkar spelscheman och soundchecks. Inga uppgifter är för stora eller för små, berättar Åsa.

När det kommer till rollens andra del, är Åsa ansvarig för att strukturera och planera innehållet till festivalens sociala kanaler. Detta inkluderar såväl produktion av grafiskt material och publicering av inlägg, som marknadsföring, annonsering och interaktion med följarna. Här har man satsat rejält på personligt innehåll som ska öka kundnöjdheten. Åsa utvecklar:

– Jag vill att våra sociala kanaler ska vara en plats för våra följare att hänga på. Oavsett om jag postar stories på Instagram, får ett DM på Facebook eller går igenom mejlkorgen, svarar jag på alla kommentarer och frågor. Jag vill bygga långsiktiga relationer med våra kunder, och där är interaktionen jätteviktig.

Åsa delar med sig av en särskild händelse, där hon verkligen fick bonda med festivalens besökare: 

– Jag fick i år en fråga från ett gäng killar på svensexa, mitt under festivalen, om de kunde få en tröja signerad av Bolaget. Självklart ville jag lösa det! Jag kollade med grabbarna i bandet och de tyckte också att det var en kul grej. Som bonus signerade även Victor Leksell efter deras uppträdande.

Victor Leksell på Amaze Festival. Foto: Caroline Svensson.

Två framgångsfaktorer för en lyckad festival: mindset och verktyg

Som marknadsförare av evenemang, menar Åsa att det är viktigt att dels jobba smart och göra mer än vad som förväntas, dels använda rätt verktyg. Hon förklarar:

– När du jobbar med ett event som sker en gång per år, behöver du vara så förberedd som möjligt. Samtidigt behöver du förstå att allt kan hända och därför ha rätt mindset om att allt löser sig. Att ha goda relationer, bra samarbeten och smidiga digitala verktyg som ger rätt förutsättningar och möjliggör bra arbetssätt, är därför avgörande för att lyckas.

Ett av de verktyg som Amaze Festival använder är MarketHype, en plattform för marknadsföring av evenemang och upplevelser. Det branschanpassade systemet samlar automatiskt in kund- och försäljningsdata från Amaze Festivals biljettsystem Tickster. Datan tvättas, kompletteras med ytterligare kontaktinformation och visualiseras därefter för att användaren snabbt ska kunna öka sin kundförståelse.

– Eftersom vi har en festival per år och bara får en chans, är det otroligt viktigt att vi känner vår publik samt vet vilka de är, vad de köper och när de köper. Sedan vi började använda MarketHype har vi lärt oss mer om kunderna och vår försäljning över tid, säger Åsa.

Amaze Festival. Foto: Caroline Svensson.

Så kunde biljetterna sälja slut – riktad marknadsföring gav effekt

Låt oss gräva djupare i det faktum att den senaste upplagan av Amaze Festival blev utsåld – innan festivalen ens hade startat. Hur kan det komma sig, när flera andra festivaler inte lyckades med detta? 

– Långt innan festivalen ägde rum, satte vi en strategi för vår marknadsföring. När ska vi köra artistsläpp? Hur får vi våra besökare att köpa biljetter? Vilken dag och tid i veckan ska vi prata med kunderna? Att vi sålde slut är verkligen ett kvitto på att strategin fungerade, förklarar Åsa.

Åsa berättar också att hon känner sig mer trygg i sin marknadsföring nu än förut, tack vare de funktioner som MarketHype erbjuder.

– I MarketHype kan vi se hur försäljningen går svart på vitt, vilket är väldigt skönt. Jag har följt försäljningen i förhållande till kampanjer och jämfört den med tidigare års försäljning. Med systemet behöver jag inte gissa – all data finns redan där, säger hon.

– Att jag kan se vilka våra kunder är och kommunicera med dem, innebär också en stor trygghet. Sociala medier är ett stort brus, men med MarketHype kan jag prata direkt med kunden. Dessutom kan jag rikta kommunikationen på ett helt nytt sätt, tillägger Åsa.

Ja, datan i MarketHype är direktkopplad med flera kanaler för marknadsföring och kommunikation. Systemet har inbyggda verktyg för e-postutskick, SMS och automationer, och de segment som byggs upp i plattformen kan med ett simpelt knapptryck exporteras till Metas målgruppshanterare. Dessutom är möjligheterna till filtrering många. Kopplingen gör det helt enkelt smidigare än någonsin att kommunicera med kunder och rikta sin marknadsföring.

Så hur jobbar Amaze Festival med riktad marknadsföring? Bland annat har man skapat upp segment som Early birds och Late birds i MarketHype, för att kunna kommunicera direkt med rätt målgrupp, i rätt kanal. Därtill har man använt sina segment för annonsering på Facebook och Instagram. Och ja, det har funkat – biljetterna tog ju faktiskt slut.

Steve Angello på Amaze Festival. Foto: Wilhelm "Wille" Eriksson.

Nu: analysera, utvärdera och planera för 2024 års festival

Efter en lyckad festival väntar nu en period med lite lugnare tempo.

– Nu inväntar jag fler foton och filmer från fotograferna. Sedan ska jag analysera, utvärdera och sätta nya strategier inför nästa år. Fundera på vad vi vill utveckla och om vi vill testa någon ny kanal, samtidigt som jag fortsätter hålla våra sociala medier varma, säger Åsa.

Åsa nämner att ett utvecklat arbete av Amaze Festivals e-postmarknadsföring står högt i kurs. Fler automationer står också på att göra-listan. Man vill därigenom gynna tidigare besökare, ge mervärde och hålla personlig kontakt – något som kommer vara möjligt tack vare MarketHype.

– Jag trivs väldigt bra i branschen. Att få träffa alla artister, managers, besökare och samarbetspartners är Amazing! Jag ser fram emot att ta festivalen vidare och utveckla fler arbetssätt med hjälp av verktyg som MarketHype, avslutar Åsa.

Daniela Rathana på Amaze Festival. Foto: Caroline Svensson.

Mer information om Amaze Festival

Vill du läsa mer om Amaze Festival? Du hittar deras hemsida här.