När ett renodlat e-postverktyg inte längre räcker till, är det dags att se sig om efter något nytt. Precis så tänkte Uppsala Konsert & Kongress när ett nytt biljettsystem skulle upphandlas. Man önskade sig ett system som kunde hantera både biljetter och kundkommunikation och som dessutom gjorde det på ett enkelt, uppdaterat och produktivt sätt.

Så, sagt och gjort! Biljettleverantören Tickster vann upphandlingen och MarketHype, plattformen för kunddata och marknadsföring, kopplades samtidigt på. Att man hittat rätt förstod Uppsala Konsert & Kongress snabbt – med effektivitet, konkreta siffror och en smidig koppling till biljettsystemet i fokus.

Uppsala Konsert & Kongress – ett kreativt kraftverk för musik, mat & möten

Uppsala Konsert & Kongress (UKK) är en kommunägd verksamhet med strävan att vara en självklar och ledande mötesplats i världsklass, för alla som bor i Uppsala. Aktören ska också locka besökare från när och fjärran – både invånare inom Sverige och internationella gäster. Här kan besökarna och deltagarna förvänta sig storslagna konserter, fantastisk kultur, nyskapande konferenser och inspirerande kongresser. Man vill helt enkelt vara ett kreativt kraftverk för musik, mat och möten.

Som ett kommunalt bolag kommer både utmaningar och möjligheter. Då den största målgruppen är alla som bor i Uppsala, är det en bred skara att bearbeta. Dessutom vill UKK få in fler studenter, där genomsnittsbesökaren och studenten inte faller inom samma segment. Det är kort sagt utmanande att alltid pricka rätt. Att här använda ett marknadsföringsverktyg som heller inte är optimalt för sin bransch gör arbetet otympligt, ineffektivt och ett onödigt ont. Vilken tur att det då finns lösningar på utmaningar som dessa! Mattias Ezra, Digital Marknadsförare på UKK, berättar:

– I samband med att vi skulle upphandla ett biljettsystem kom vi i kontakt med MarketHype. Jag fick en demo där vi gick igenom kunddataplattformen, filterfunktionen och hur man bygger nyhetsbrev. Eftersom jag hade suttit i liknande verktyg förut gick det snabbt att förstå systemet och funktionerna. Jag fattade vilka enorma fördelar det skulle ge oss.

Fotograf: Mehdi Bagherzadeh, Uppsala Konsert & Kongress.

Mattias Ezra

Roll på UKK: Digital Marknadsförare.
Huvudsakliga arbetsuppgifter: Digitala kanaler, hemsida, sökordsoptimering, annonsering i sociala medier och e-postmarknadsföring.
Om MarketHype: "Eftersom e-postverktyget och alla biljettköpare finns i samma system, behöver vi inte längre mecka med importer och exporter av kontaktlistor – datan finns redan där! Filterfunktionen gör det också enkelt att filtrera fram den genre och åldersgrupp vi vill prata med."

Ett e-postverktyg som passar konserthuset som handen i handsken

Marknadsavdelningen på UKK består av en Marknadschef, tre Marknadsförare, en Biljettansvarig och en Art Director. Mattias Ezra är en av avdelningens anställda och sköter bland annat digitala kanaler, hemsida, sökordsoptimering och annonsering i sociala medier. E-postmarknadsföring ligger också på hans bord.

– Tidigare använde vi ett renodlat nyhetsbrevsverktyg, men eftersom vi ville kommunicera med specifika biljettköpare var det ett bökigt verktyg. Vi behövde gå in i biljettsystemet, tanka ned excel-filer, gå in i e-postverktyget och sedan ladda upp listorna med kontakter igen, innan vi kunde skicka ut något mejl. Och det här behövde vi göra inför varje utskick, säger Mattias.

Samarbetet mellan UKK och MarketHype drog igång på allvar våren 2022, efter en lång uppstart där pandemin hade satt käppar i hjulen. En utmaning var att pricka rätt i sin kommunikation mot flera breda målgrupper, de stolpiga excel-listorna vid varje e-postutskick var en annan. I dag använder UKK det nya marknadsföringssystemet och kan se hur det bidragit till att utmaningarna vänts. Mattias utvecklar det hela:

– Eftersom e-postverktyget och alla biljettköpare finns i samma system, behöver vi inte längre mecka med importer och exporter av kontaktlistor – datan finns redan där! Filterfunktionen gör det också enkelt att filtrera fram den genre och åldersgrupp vi vill prata med. Det är bara att köra, liksom!

En annan fördel som Mattias nämner är möjligheten att kunna välja “non-marketing communication”. Den gör att mejlutskick skickas till alla – även till de som valt att avsluta sin prenumeration av nyhetsbrev, men som behöver få en viss upplysning – och används vid de tillfällen då UKK behöver nå gäster med viktig information. Systemet håller kort och gott koll på vilka personer UKK får prata med. Vid “marketing communication”-utskick nås inte de som valt att avprenumerera sig.

– E-postkanalen har blivit mycket mer effektiv! Vi lägger mindre tid på det momentet, med mindre ansträngning. Vi skickar dessutom fler mejl och nyhetsbrev samtidigt som öppningsfrekvensen är högre och fler klickar på länkarna i utskicken, berättar Mattias.

I MarketHype finns fler funktioner som förenklar vardagen för Mattias och resten av avdelningen. UKK har bland annat efter besöket-automationer igång – med utvärderingar rörande kundbemötande, garderob och upplevelsen som helhet – som får 1000-tals svar.

– Verktyget är intuitivt och det är smidigt att sätta upp automationer. Det finns också data på en massa olika ställen. Jag jobbar inte särskilt strukturerat med mätning än, men jag vet hur jag hittar statistiken och kollar då och då på sådant som snittålder och geografi, mest för skojs skull, förklarar Mattias.

Fotograf: Mehdi Bagherzadeh, Uppsala Konsert & Kongress.

“Det känns toppen att systemet är utformat för sådana som jag”

När Mattias berättar om hur UKK arbetar i dag jämfört med tidigare, tar det inte många sekunder innan det sjunker in. Marknadsföringsarbetet har verkligen blivit till det bättre.

– Att jobba i MarketHypes plattform ger många fördelar. Plattformen är superlätt att jobba i och frigör en massa tid – två stora bonusar! Det fyller definitivt en lucka på marknaden, menar Mattias.

Att MarketHype är lokalt förankrat och byggt av människor som vet hur evenemangsbranschen fungerar, lyfter Mattias som två ytterligare plus. Supporten är också lätta att få tag i och hjälper till vid minsta fråga.

– Det har funkat toppen, verkligen. När man jobbar i ett nytt verktyg dyker det ofta upp frågor längs vägen, men jag har alltid fått jättebra hjälp och snabba svar. Det känns toppen att systemet är utformat för och av sådana som jag, säger Mattias som avslut.

Fotograf: Magnus Hörberg, Uppsala Konsert & Kongress.

Mer information om Uppsala Konsert & Kongress

Vill du spana in UKK:s hemsida? Du hittar den här.